Grundtjänsten

Att bli kund

Abuni tillhandahåller en tjänst för att förenkla fakturahantering för privatpersoner och företag. För att bli kund klickar man på länken "Bli Kund" i huvudmenyn och fyller i webbformuläret. Användaravtalet godkänns direkt på webbsidan. För att kunna betala fakturor direkt genom Abuni kan man koppla ett bankkonto i Svensk bank till tjänsten. Detta görs genom att fylla i sina bankkontouppgifter i det forumlär som skickas ut efter registrering. Formuläret returneras till oss med frisvarspost. tillsammans med formuläret kan man även fylla i en fullmakt för att ta Abunis kundtjänsts hjälp att adressändra fakturaadress.

Kund erhåller en fakturaadress

Efter registrering erhåller kunden en ny fakturaadress med ett unikt referensnummer som består av SE ABUNI följt av en unik kombination av tre siffror och två bokstäver. Postnummer och postort är för samtliga kunder 917 87 DOROTEA. Denna adress kan kunden sedan uppge till sina leverantörer som sin nya fakturaadress eller skriva direkt på faktura som skickas in till Abuniadressen.

Abuni tar emot och digitaliserar kunds fakturor

Fakturor som fysiskt skickas till en Abunikund mottas och postöppnas av vår kundtjänst. Därefter skannas de till digitalt format. Fakturor kan även komma att mottas redan digitaliserade, om det finns ett avtal för sådan hantering mellan Abuni och enskild leverantör. Kund kan även själv skicka in fakturor i PDF format, eller fotograferade med mobilltelefon i högsta upplösning, förutsatt att referensnummer framgår direkt på den digitala kopian.

Brev mottas och digitaliseras till separat brevmapp

Skulle brev skickas till Abunikonto skannas även dessa till digitalt format och tillgängliggörs i en separat brevmapp.

Adressändringshjälp

Abuni hjälper till med adressändring genom en automatiserad process. När en faktura inkommit från en leverantör som ej adressändrat kundens adress till Abuni, om exempelvis kunden själv skickat in PDF-kopia på fakturan, mobilfotografi på fakturan, eller eftersänt fakturan, genom att skriva dit/klistra etikett med sitt referensnummer på denna kan kunden klicka Adressändra på denna leverantör under leverantörsmenyn. Abuni genererar då en adressändring till leverantören med nödvändig information.

Fakturan OCR tolkas och utläses

Den digitala fakturan ORC tolkas sedan via en mjukvara i Abunis system. Med OCR tolkning menas att den inskannade eller digitalt mottagna fakturan görs om till text, för att systemet sedan skall kunna utläsa betalningsinstruktioner och fakturaunderlag, såsom fakturanummer, fakturadatum, förfallodag, Abunikontots referensnummer, fakturabelopp och OCR-nummer.

Fakturan läggs upp för åtkomst via webbgränssnittet

Den digitaliserade och OCR tolkade fakturan och fakturaunderlaget tillgängliggörs sedan på Abunikontot via webbsidan www.abuni.se. Sedan våren 2013 är Abunis webbsida responsiv, vilket gör att tjänsten fungerar även med de flesta läsplattor och smarta mobiler.

Åtkomst via lösenordsskydd

All åtkomst till Abunikontot är lösenordsskyddad, där kunden loggar in med personnummer, referensnummer samt individuellt lösenord. En företagskund loggar in med sitt eget personnummer samt företagets referensnummer.

Gränssnitt för att hantera inkomna fakturor

När kunden loggat in visas inkomna fakturor och kontots historik. Där kan kunden välja hur han/hon vill hantera dessa; betala enligt den inlästa betalningsrutinen, korrigera betalningsrutin eller välja att arkivera fakturan utan att betala genom Abunis betalrutin. Den senaste funktionen kan användas exempelvis om fakturan skall bestridas, om den redan har betalats eller om den skall betalas på annat sätt. Arkiverad obetald faktura kan alltid flyttas tillbaka för att betalas genom Abuni vid ett senare tillfälle.

Fakturan tillgänglig i flera format med möjlighet att kommentera och följa historik

Alla inkomna fakturor finns tillgängliga både som bilder och som PDF:er. Vid varje faktura kan man dessutom lägga egna kommentarer samt läsa övriga fakturahändelser, såsom när/om betalningen dragits från konto, när/om betalningen skickats till leverantören osv.

Notifiering om ny faktura

När nya fakturor anländer kan man även få ett mail på att en ny faktura ankommit. Hur och när man vill bli aviserad, samt om man vill ha en kopia på fakturan i mailet, bestämmer man själv under menyn Inställningar.

Betalningsflödet vid autogirering

För att genomföra betalning av fakturorna kopplar kunden sitt bankkonto till sitt Abunikonto via autogiro. Abuni debiterar godkända fakturabelopp för respektive faktura för betalning enligt Kundens betalningsinstruktion. Dagen innan beloppet skall dras från kundens konto för betalning av enskild faktura, av kunden godkänd för betalning, blir knappen för att ändra betalningsinstruktion inaktiverad. Detta är för att betalningsförfarandet har inletts även om pengar ännu inte dragits från kundens konto. Under denna process kan således transaktionen inte avbytas. Pengar för betalning av faktura dras från angivet konto dagen innan de skall vara leverantören tillhanda. Om det inte finns tillgängliga medel på uppgivet konto vid tillfället för betalning kommer Abunis system att fortsätta försöka dra beloppet för betalning av fakturan, tills det finns tillgängliga medel på kontot. Kunden erhåller då även en notifiering om att pengar ej fanns på kontot vid tillfället för betalning, varför faktura ej kunnat betalas i enlighet med betalningsinstruktionen. Det är i detta skede möjligt att avbryta denna process om man ej längre vill betala tidigare godkänd faktura. Observera dock att en betalning kan ha hunnit skickas om det via autogireringen inkommit pengar på kontot innan kunden avbrutit transaktionen.

Arkivering av fakturor

När fakturorna inkommit till Abuni arkiveras fakturan och historiken elektroniskt. För företagskunder arkiveras även originalet.

Pris

Avgiften för Abunis Privatabonnemang är 99 kronor per månad fast pris. Priset är inklusive moms.

Företagsabonnemanget är mer omfattande och har en årsavgift om 1.800 kronor. En rörlig avgift om 15 kronor per faktura/brev som skannats in och tillgängliggjort på Abunikontot utgår månadsvis. Priset är exklusive moms.

Faktura från Abuni

Direkt efter var tredje kalendermånads avslut skickar Abuni en faktura på 3 månadskostnader för privatkundstjänsten. Denna faktura läggs upp som en separat faktura på Abunikontot och hanteras precis som övriga fakturor genom godkännande av kund. Abuni genomför aldrig betalningar eller belastar autogirot med andra kostnader än de som fakturerats kunden. Faktura från Abuni skall betalas med 30 dagars förfallotid. Företag erhåller årsfaktura på abonnemangskostnaden samt månadsfaktura på den rörliga hanteringskostnaden.

Grundtjänsten, senast reviderad 18 januari 2013